Lãnh đạo phải biết quản lý thời gian

Trong thế kỉ XXI , chúng ta gọi là thế kỉ của công nghệ - thông tin, thời đại của quá nhiều thông tin, thậm chí con người ngày càng kẹt trong bể thông tin. Mỗi ngày trôi qua, lãnh đạo phải xử lý rất nhiều thông tin đến với mình qua email, qua điện thoại và qua các cuộc họp, qua văn bản báo cáo và thậm chí qua các bữa tiệc tùng...'

Nhưng trên thực tế mối một con người đều chỉ có 24h, khi một biến số luôn cố định đó là thời gian, một biến số không ngừng tăng đó là thông tin đến thì chắc chắn một biến số sẽ giảm đó là khả năng xử lý thông tin.

Hiện tại trên thế giới có bao nhiêu tổ chức? Họ hoạt động trong những lĩnh vực gì? Đó có lẽ là câu hỏi mà chúng ta cũng khó có thể trả lời được. Nhưng dù là tổ chức gì thì cũng không thoát khỏi một quy luật mà đã được kiểm chứng rất nhiều trong các doanh nghiệp hay một tổ chức phi lợi nhuận đó là nguyên tắc 80/20. 80% sự  thành công của mỗi một doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào vài trò của người lãnh đạo. Cụ thể hơn là bởi những quyết định của người lãnh đạo, tức là với mỗi một quyết định được đưa ra của người lãnh đạo có thể đưa doanh nghiệp, tổ chức tới đích hoặc cũng có thể khiến cho tổ chức đó phá sản nhưng chúng ta quên mất rằng người quyết định dù là lãnh đạo tài năng đến mấy, họ cũng chỉ là con người, đó là điều chắc chắn.

Qúa trình làm việc với vị trí giám đốc điều hành, điều mà tôi luôn cảm nhận được đó là mình thiếu thời gian, và chỉ mong rằng mình có trên 24h để có thể làm được nhiều việc hơn, tôi cảm nhận được sự rối bời trong tâm trí, sự vòng vo trong suy nghĩ, không biết nên làm gì trước, không biết phải bắt đầu từ đâu, gặp những đối tác, ngồi viết kế hoạch, họp hành hay đi đào tạo… và tôi nghĩ rằng cứ như thế này không hiểu khi nào mình mới có thời gian ngồi viết bài – một công việc tôi rất thích. Rồi cứ như vậy, tôi cảm nhận là mình bận nhưng thực chất đó chỉ là sự sắp xếp các thứ tự công việc ưu tiên của tôi chưa tốt, chỉ là tôi chưa biết làm đúng việc với vai trò hiện tại của bản thân.

Tôi dám chắc rằng những việc trên không chỉ riêng tôi gặp mà rất nhiều người cũng đang mắc phải, dù là nhân viên văn phòng, quản lý, các nhà lãnh đạo hay thậm chí cả những người phụ nữ lo việc nhà, lý do chỉ có một đó là do thiếu kĩ năng quản lý thời gian.

Quản lý thời gian là một cụm từ không mới với chúng ta nhưng nên bắt đầu hiểu nó từ đâu thì không phải ai cũng biết. Với cá nhân tôi, việc quản lý thời gian nên bắt đầu từ câu hỏi: thức sự hiện tại mình đang ưu tiên sân chơi nào, đâu là việc mà mình sẽ dành phần lớn thời gian của mình cho nó, đâu là việc mà mình chưa cần phải làm, chúng ta đều có nhiều sân chơi trong cuộc sống này,ví dụ với tôi đó là một giám đốc điều hành, một người đào tạo, một người con, một người bạn. Và tôi xác định rằng hiện tại tôi sẽ dành ưu tiên cho vai trò điều hành của mình, nghĩa là trong một khoảng thời gian giữa việc A và việc B, việc A là việc dành cho người điều hành, việc B dành cho người đào tạo thì tôi sẽ không chần chừ mà chọn việc A vì đơn giản đó là việc tôi ưu tiên. Vậy nếu chúng ta không xác định được ưu tiên cho mình hay xác định ưu tiên sai thì sao? Sẽ thật là nguy hiểm, khi đó chúng ta sẽ để thời gian trôi đi thực sự lãng phí.

Với kinh nghiệm của tôi, tôi nghĩ rằng mỗi khoảng thời gian trong cuộc đời, con người sẽ có những ưu tiên khác nhau, ví dụ: sinh viên năm nhất nên ưu tiên cho việc học tập bên ngoài, tăng kĩ năng giao tiếp, các kĩ năng mềm cho bản thân, tăng vốn tiếng anh và kinh nghiệm sống nhưng sinh viên năm tư nên ưu tiên cho việc tìm hiểu ngành nghề của mình, tìm hiểu các công ty mình sẽ làm việc, tìm hiểu môi trường văn phòng, tăng khả năng thi tuyển của mình…Đến khi chúng ta 55, 60 tuổi thì lúc đó nên dành sự ưu tiên cho sức khỏe bản thân và chăm lo gia đình chứ sẽ không còn tập trung vào sự nghiệp hay đam mê khác. Như vậy đó, quan trọng là phải trả lời được câu hỏi, thực sự tôi ưu tiên cái gì trong thời điểm hiện tại, và nếu để suy sâu thì câu hỏi bạn nên hỏi : thực sự trên đời này tôi muốn gì?

Hiện tại, có hai công cụ mà tôi đang sử dụng cho quản lý thời gian đó là: ma trận công việc khẩn cấp- quan trọng và ứng dụng lịch của google, các bạn có thể dùng hai công cụ này cho việc quản lý thời gian của mình sao cho thực sự hiệu quả.Và hãy nhớ các công cụ chỉ giúp bạn đi tới đích còn việc xác định mục tiêu, đích đến của mình ở đâu đó là việc bạn phải tự tìm lời giải!

Giám đốc điều hành NLL

Đỗ Duy Hưng